HR如何在面試各流程中與候選人進行有效溝通？
與面試候選人保持定期溝通的重要性及實踐指南
與面試候選人保持定期溝通對于培養積極和引人入勝的體驗至關重要。否則，應聘者可能會與面試過程脫節，感到被低估，或對該職位失去興趣。
但是，知道如何在處理常見問題（例如最后一刻取消）時與候選人溝通可能很困難。別擔心，以下提供了一些有用的指導。
這份關于如何在面試前、面試中和面試后與候選人溝通的便捷指南，包含大量有用的建議和重要提示。
目錄
- 招聘過程中與溝通相關的問題
- 面試前如何與應聘者溝通
- 面試時如何與應聘者溝通
- 面試后如何與應聘者溝通
- 與候選人溝通的最佳實踐
- 應聘者溝通清單
- 使用匡優人才測評簡化您的面試流程
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一、招聘過程中與溝通相關的問題
- 最后一刻取消：試圖找到一個對候選人和面試官都合適的時間是很困難的，最后一刻取消是很常見的。在處理可原諒的最后一刻取消時沒有表現出同理心和理解力的公司，可能會阻止候選人將來重新申請或向其他人推薦公司。更糟糕的是，在最后一刻取消面試的公司可能會讓候選人感到沮喪，并導致他們重新考慮他們的申請。
- 與候選人的溝通不一致：在不同部門招聘多個職位的人可能難以與所有候選人保持一致的溝通。讓求職者對他們的申請一無所知會產生不確定性、挫敗感和脫節感。這會削弱申請人對您流程的信任，甚至可能導致他們不想再為您工作。
- 緩慢的面試過程：面試候選人并找到適合該職位的人選可能需要時間。不幸的是，緩慢的面試過程讓候選人感到沮喪。這可能會導致他們失去興趣，質疑組織的承諾，甚至接受其他公司的報價。
- 失蹤：當候選人或雇主無法解釋且永久缺乏溝通時，就會發生失蹤。這可能發生在招聘過程的任何階段。經歷過失蹤的求職者通常會感到不被尊重和被低估，從而導致對雇主的負面看法。同樣，招聘經理不會忘記面試后隱瞞他們的候選人的名字，并且可能不會考慮他們擔任未來的職位。
- 處理不當的拒絕：組織如何傳達拒絕對于塑造候選人的看法和保持積極的雇主品牌至關重要。不謹慎溝通拒絕的公司可能會損害他們的聲譽，并錯過未來與人才合作的機會。
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二、面試前如何與應聘者溝通
面試前的溝通定下了基調。這是傳遞信息、回答候選人的問題和建立融洽關系的最佳時機。
- 確認每個應用程序：大多數申請人跟蹤系統會自動確認候選人的申請。如果您的申請沒有，請務必通過個人電子郵件確認每個申請。這是打造積極求職者體驗的第一步，并讓求職者知道他們的簡歷在您的關注范圍內。
- 邀請您的候選人完成人才評估：人才測評是確定哪些候選人具備勝任您的工作的技能的好方法。更重要的是，它們可以通過提供在面試前與候選人溝通時要遵循的結構來促進溝通過程。
- 確認面談日期、時間和地點：當候選人入圍面試名單后，確認正式面試。確保您的候選人知道他們何時何地與面試官會面。您還可以瀏覽停車信息、著裝要求指南以及他們進入建筑物所需的任何信息。如果面試是視頻面試，請確保您的候選人知道您正在使用的平臺，并提前向他們提供任何必要的登錄詳細信息或鏈接。考慮分享視頻面試的最佳實踐，例如檢查互聯網連接、確保安靜和光線充足的環境，以及事先測試音頻和視頻設備。制定處理可能出現的任何技術問題的計劃。
- 明確他們是否需要任何調整：法律要求您為任何殘障人士在面談過程中提供合理的便利。例如，如果考生使用輪椅，他們可能需要使用側門或需要支持才能進入建筑物。您還應該考慮非身體殘疾。準備好為這些候選人做出合理的調整。
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三、面試時如何與應聘者溝通
嘗試實施這些提示，以確保公平和輕松的面試過程。
- 鼓勵雙向對話：面試是候選人了解您的業務的機會，也是您了解他們的機會。鼓勵您的候選人在整個面試過程中提問。這可以幫助他們感到更放松，并像一個平等的貢獻者。
- 要清楚（并準備好澄清）：確保您的面試問題清晰且重點突出。避免同時提出兩個問題或使用令人困惑的語言。將復雜的問題分解為更簡單、更直接的組件。準備好以不同的方式提出面試問題，并在必要時提供示例。
- 友好和專業：面試可能會有壓力。面試官的語氣和舉止在緩解候選人壓力和制定積極的面試流程方面起著至關重要的作用。保持你的語氣輕松友好。在適當的時候提供保證，如果候選人變得慌亂，請給他們短暫的休息。
- 確認后續步驟：讓您的候選人知道您何時會聯系面試結果。讓候選人知道會發生什么可以減少焦慮。
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四、面試后如何與應聘者溝通
面試后您如何與候選人溝通將取決于他們是否成功以及下一步是什么。
- 成功的候選人：通過電話向某人提供工作使您能夠進行個人祝賀。如果角色涉及重要的面對面互動或辦公室存在，則此方法可能合適。但是，通過電子郵件發送工作機會也非常常見和有效，特別是因為這提供了工作機會的詳細記錄，并使候選人能夠按照自己的節奏處理信息。告訴他們后續步驟，例如他們需要任何文檔、何時可以收到錄用通知書或雇傭合同等。
- 未成功的候選人：大多數公司都會給候選人發電子郵件，讓他們知道他們沒有成功。這對于許多角色來說都非常好。但是，在某些情況下，給候選人打電話可能是更好的選擇，特別是如果候選人正在申請高級職位，或者您已經親自與他們會面兩次以上。如果有明確的原因表明某人沒有成功，我們建議您誠實。但是，如果他們因為價值觀與組織的價值觀不一致而沒有成功，請巧妙地傳達這些信息。提供結束語和反饋有助于營造尊重和透明的求職者體驗。
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五、與候選人溝通的最佳實踐
以下是與候選人溝通的一些重要提示。
- 確保一致的通信：嘗試在常規工作場所溝通時間表之外安排時間聯系每個候選人組。為每個小組投入特定時間將幫助您在整個招聘過程中保持溝通并保持積極的融洽關系。如果您的流程有任何延誤，請盡快告知候選人。
- 以專業精神處理最后一刻的取消：您應該允許因緊急情況而無法參加第一次面試的應聘者至少重新安排一次。如果可能，請為他們提供一些輔助時間和日期選項。
- 利用技術改進流程：嘗試使用相關技術來加快面試過程。例如，當您難以與候選人面對面會面時，可以考慮視頻面試。
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六、應聘者溝通清單
使用以下清單確保在整個面試過程中與應聘者進行公平一致的溝通。
- 面試前：確認應用程序、邀請應聘者完成人才評估、安排面試時間、檢查合理的調整。
- 面試期間：鼓勵雙向對話、清晰并提供澄清、友好和專業、確認后續步驟。
- 面試后：通知成功的候選人、確認開始日期、通知未成功的候選人。
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七、使用匡優人才測評簡化您的面試流程
求職者對您的業務的看法早在參加面試之前就已經形成，給人留下良好的第一印象是留住頂尖人才的關鍵。從那里開始，您應該繼續通過有效的溝通給人留下深刻印象，以確保積極的候選人體驗——無論結果如何。
使用像匡優人才測評系統這樣的人才評估平臺可以幫助您挑選最好的候選人進行面試，同時消除流程中的偏見。要了解有關使用匡優人才測評進行人才評估的更多信息，請立即預訂演示或注冊免費帳戶。
